Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

1. 1. Contexte

   Complexe funéraire Lachance inc. est une entreprise incorporée au Québec qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment lors de la prestation de services funéraires et de la gestion de ses communications avec la clientèle.

   La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Complexe funéraire Lachance inc. les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou, autrement, les gère. Elle vise également à informer toute personne intéressée sur la manière dont Complexe funéraire Lachance inc. traite ses renseignements personnels, y compris lorsqu’ils sont recueillis par un moyen technologique.

2. 2. Application et définitions

   Cette politique s’applique à Complexe funéraire Lachance inc., ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui fournit des services pour le compte de Complexe funéraire Lachance inc. Elle s’applique également au site internet de Complexe funéraire Lachance inc. ainsi qu’à tous les sites internet contrôlés et maintenus par Complexe funéraire Lachance inc.

   Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Complexe funéraire Lachance inc., que ce soit les renseignements de ses clients (potentiels ou actuels), de ses consultants, de ses employés, de ses partenaires ou de toute autre personne (par exemple, les visiteurs de ses sites internet).

   2.1 Renseignements personnels

   Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple : nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements de santé, origine ethnique, langue, etc.

   2.2 Renseignements personnels sensibles

   Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il existe un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple : renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

   2.3 Coordonnées professionnelles

   De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple : nom, titre, adresse, adresse courriel ou numéro de téléphone au travail.

   Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

   Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. 3. Collecte, utilisation et communication

   Dans le cadre de ses activités, Complexe funéraire Lachance inc. peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignements que Complexe funéraire Lachance inc. peut collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels ils sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.

   Complexe funéraire Lachance inc. informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, des types de renseignements recueillis, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations requises par la loi.

   3.1 Consentement

   • De façon générale, Complexe funéraire Lachance inc. collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être implicite, par exemple lorsque la personne fournit ses renseignements après avoir été informée, au moyen de la présente politique, des fins pour lesquelles ils seront utilisés et communiqués (voir l’Annexe A pour plus de détails).
   • Normalement, Complexe funéraire Lachance inc. doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire. Toutefois, Complexe funéraire Lachance inc. peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et selon les conditions prévues par celle-ci.

   3.2 Collecte

   • Complexe funéraire Lachance inc. ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. La collecte est limitée aux renseignements nécessaires pour atteindre l’objectif visé.
   • Les services et programmes de Complexe funéraire Lachance inc. ne visent pas les personnes mineures. De façon générale, Complexe funéraire Lachance inc. n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs sans le consentement d’un parent ou tuteur.
   • Collecte auprès de tiers. Complexe funéraire Lachance inc. peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, le consentement de la personne concernée sera obtenu avant de collecter des renseignements à son sujet auprès d’un tiers. La personne peut demander la source des renseignements collectés à Complexe funéraire Lachance inc.

   Dans certaines situations, Complexe funéraire Lachance inc. peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, s’il a un intérêt sérieux et légitime à le faire et : a) si la collecte est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile; ou b) si cette collecte est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

   Complexe funéraire Lachance inc. peut aussi recueillir des renseignements personnels indirectement, notamment par l’entremise de fournisseurs ou partenaires technologiques :

   • Clover – Clover dispose de ses propres conditions et de sa politique de confidentialité.
   • Global Payments – Global Payments dispose de ses propres conditions et de sa politique de confidentialité.
   • Stripe – Stripe dispose de sa propre politique de confidentialité.

   Cette collecte par l’entremise de tiers peut être nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour faire affaire avec Complexe funéraire Lachance inc. Lorsque requis, Complexe funéraire Lachance inc. recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

   3.3 Détention et utilisation

   • Complexe funéraire Lachance inc. veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
   • Complexe funéraire Lachance inc. n’utilise les renseignements personnels que pour les raisons indiquées dans la présente politique ou au moment de la collecte. Toute utilisation pour une nouvelle fin nécessite un nouveau consentement, lequel doit être exprès lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles. Dans certains cas prévus par la loi, Complexe funéraire Lachance inc. peut toutefois utiliser les renseignements à des fins secondaires sans consentement (par exemple : bénéfice manifeste pour la personne, prévention ou détection de fraude, amélioration des mesures de sécurité).
   • Accès limité. Complexe funéraire Lachance inc. met en place des mesures pour limiter l’accès aux renseignements personnels aux seuls employés ou personnes autorisées pour qui ces renseignements sont nécessaires dans l’exercice de leurs fonctions.

   3.4 Communication

   • En général, Complexe funéraire Lachance inc. obtient le consentement de la personne avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, sauf exceptions prévues par la loi ou par la présente politique. Lorsque le consentement est requis pour un renseignement personnel sensible, il doit être explicite.
   • Des renseignements personnels peuvent toutefois être communiqués sans consentement dans certains cas, notamment à un organisme public dans l’exercice de ses attributions ou à des fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de leur mandat (par exemple, sous-traitants, fournisseurs infonuagiques, organisateurs d’événements). Dans ces cas, des ententes écrites prévoient les responsabilités de ces fournisseurs en matière de confidentialité et de sécurité.
   • Des renseignements personnels peuvent aussi être communiqués dans le cadre d’une transaction commerciale, sous réserve des conditions prévues par la loi.
   • Communication à l’extérieur du Québec. Il est possible que certains renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple lorsque Complexe funéraire Lachance inc. a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont les serveurs se situent hors Québec.

   3.5 Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

   Utilisation de témoins de connexion (cookies)

   Les sites internet contrôlés par Complexe funéraire Lachance inc. utilisent des témoins de connexion afin de :

   • mémoriser les réglages et préférences des visiteurs (par exemple le choix de la langue, la session courante);
   • produire des statistiques d’utilisation et améliorer les sites.

   Les témoins utilisés comprennent des témoins de session (temporaires) et des témoins persistants (conservés jusqu’à leur expiration). Certains témoins facultatifs peuvent être désactivés par défaut et activés par le visiteur.

   Il est possible de désactiver les témoins dans les paramètres du navigateur. Pour plus d’information, vous pouvez consulter les ressources d’aide de votre navigateur ou la documentation de Google sur les cookies.

   Utilisation de Google Analytics

   Les sites sous le contrôle de Complexe funéraire Lachance inc. utilisent Google Analytics pour analyser l’utilisation du site et en améliorer le contenu. Google Analytics utilise des témoins pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs.

   Les informations provenant de Google Analytics ne sont jamais partagées par Complexe funéraire Lachance inc. à des tiers. Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics .

   Autres moyens technologiques utilisés

   Complexe funéraire Lachance inc. recueille également des renseignements personnels au moyen de formulaires web (par exemple : formulaire de contact, formulaires d’inscription à une infolettre, etc.), de questionnaires en ligne, d’applications ou d’autres outils comme Microsoft Forms.

   Lorsque des produits ou services technologiques sont utilisés, Complexe funéraire Lachance inc. s’assure, lorsque requis, que les paramètres de confidentialité offrent le plus haut niveau de protection par défaut.

4. 4. Conservation et destruction des renseignements personnels

   Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Complexe funéraire Lachance inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

   Les renseignements utilisés pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant au moins un an suivant la décision, ou jusqu’à sept ans après la fin de l’année fiscale lorsque la décision a des incidences fiscales (par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi).

   À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Complexe funéraire Lachance inc. s’assurera :

   1. de les détruire de façon sécuritaire; ou
   2. de les anonymiser (de manière irréversible) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

   Cette section peut être complétée par toute politique ou procédure interne de Complexe funéraire Lachance inc. concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels. Pour en savoir davantage, il est possible de contacter le responsable de la protection des renseignements personnels indiqué à la section 9.

5. 5. Responsabilités de Complexe funéraire Lachance inc.

   De manière générale, Complexe funéraire Lachance inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

   Le responsable de la protection des renseignements personnels de Complexe funéraire Lachance inc. est le président de l’organisation. Il veille au respect de la législation applicable, approuve les politiques et pratiques en matière de gouvernance des renseignements personnels et supervise la mise en œuvre de la présente politique.

   En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président assume les fonctions de responsable de la protection des renseignements personnels.

   Les membres du personnel ayant accès aux renseignements personnels ou étant impliqués dans leur gestion doivent assurer leur protection et respecter la présente politique, ainsi que toute autre politique interne pertinente.

6. 6. Sécurité des données

   Complexe funéraire Lachance inc. s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité tiennent compte notamment de la finalité, de la quantité, de la répartition, du support et de la sensibilité des renseignements.

   Les renseignements personnels qualifiés de sensibles, au sens de la section 2 de la présente politique, font l’objet de mesures de sécurité plus importantes.

   Complexe funéraire Lachance inc. doit notamment imposer des contraintes d’accès dans ses systèmes d’information, afin que seuls les employés autorisés et qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions puissent accéder aux renseignements personnels.

7. 7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

   Pour faire valoir leurs droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, les personnes concernées doivent soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de Complexe funéraire Lachance inc., à l’adresse courriel indiquée à la section 9.

   Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Complexe funéraire Lachance inc. et en demander la correction lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou la désindexation d’un hyperlien rattaché à leur nom lorsque la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

   Le responsable doit répondre par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Tout refus doit être motivé et indiquer les recours prévus par la loi et les délais applicables.

   Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation de leurs renseignements personnels.

   Elles peuvent également demander à Complexe funéraire Lachance inc. quels renseignements personnels sont recueillis auprès d’elles, quelles catégories de personnes au sein de l’organisation y ont accès et quelle est leur durée de conservation.

8. 8. Processus de traitement des plaintes

   8.1 Réception

   Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Complexe funéraire Lachance inc., doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée à la section 9.

   La plainte doit contenir le nom du plaignant, ses coordonnées (incluant un numéro de téléphone), ainsi que l’objet et les motifs de la plainte avec suffisamment de détails pour permettre son analyse. Des précisions additionnelles peuvent être demandées au besoin.

   8.2 Traitement

   Complexe funéraire Lachance inc. s’engage à traiter toute plainte de façon confidentielle.

   Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou des renseignements additionnels jugés nécessaires, le responsable évalue la plainte et fournit une réponse écrite et motivée au plaignant, indiquant si le traitement des renseignements personnels est conforme à la politique et à la législation applicable.

   Si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant est informé des motifs du délai supplémentaire, de l’état d’avancement du traitement et du délai raisonnable requis.

   Complexe funéraire Lachance inc. constitue un dossier distinct pour chaque plainte, incluant la plainte, l’analyse, la documentation d’appui et la réponse écrite.

   Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou auprès de tout autre organisme compétent en matière de protection des renseignements personnels. Complexe funéraire Lachance inc. invite toutefois toute personne à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels.

9. 9. Approbation et responsable

   La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Complexe funéraire Lachance inc., dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

   Responsable de la protection des renseignements personnels :

   Denis Lachance
   Président
   152, rue du Curé-Rondeau,
   Notre-Dame-des-Prairies (Québec) J6E 1G8

   Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel à l’adresse : info@cflachance.ca, ou au moyen du formulaire de contact.

10. 10. Publication et modifications

    La présente politique est publiée sur le site internet de Complexe funéraire Lachance inc., ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par Complexe funéraire Lachance inc. auxquels elle s’applique, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Elle peut également être diffusée par tout autre moyen jugé approprié pour rejoindre les personnes concernées.

    Complexe funéraire Lachance inc. se réserve le droit de modifier en tout temps la présente politique. Toute modification fera l’objet d’une mise à jour sur le site internet et, au besoin, d’un avis destiné à informer les personnes concernées.

    Note : L’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.

    Tableau des versions et des changements

    Version	En vigueur le	Changements depuis la dernière version
    1.0	23 août 2023	S.O. – Première version
    2.0

Annexe A – Types de renseignements personnels, utilisations et moyens de collecte

Voici une liste non exhaustive des types de renseignements que Complexe funéraire Lachance inc. peut collecter, de leurs utilisations (ou fins de collecte) et des moyens par lesquels ils sont recueillis. La plupart des renseignements personnels gérés par Complexe funéraire Lachance inc. concernent des clients, des défunts, des employés, des candidats à l’emploi, des consultants, des fournisseurs et des partenaires.